Workpaths Leitfaden für die Retrospektive

Das Ziel von Retrospektiven

Retrospektiven sind die wichtigste Gelegenheit für Organisationen, in jedem OKR-Zyklus zu lernen und besser zu werden. Sie werden in Form von Teambesprechungen durchgeführt, bei denen der OKR-Prozess, einschließlich Zeitpläne, Besprechungsrhythmen, Check-ins und andere Regeln, besprochen werden.

Retro vs. Review: Um effektiv zu sein, ist es wichtig, die Formate "Retrospektive" und "Review" klar zu trennen. Während Retrospektiven ein Instrument zur Prozessreflexion sind, bewerten Reviews die Zielerreichung. Retrospektiven helfen Teams dabei, die "Säge zu schärfen" und Prozesse für die Zukunft auf der Grundlage der in der Vergangenheit gemachten Erfahrungen zu verbessern. Reviews hingegen sollten genutzt werden, um zu besprechen, was getan wurde und ob die Ziele erreicht wurden.

Erfahre mehr über die Unterschiede zwischen Retro und Review!

Das Factsheet zur Retrospektive

1. Teilnehmer

• Alle Teammitglieder
• Der OKR-Coach des Teams

2. Häufigkeit & Dauer

• Retrospektiven sollten am Ende eines jeden OKR-Zyklus durchgeführt werden, bevor die OKRs für den nächsten Zyklus erstellt werden.
• Je nach Teamzusammensetzung und Erfahrung des Teams kann die Dauer variieren, sollte aber etwa 30 Minuten bis 1 Stunde dauern.

3. Die Retrospektive in der gesamten Organisation

• Schritt 1: Team-Retrospektive
• Schritt 2: Retrospektive für alle Coaches und idealerweise für die Leitung
• Schritt 3: Kommunikation der Veränderungen
• Schritt 4: Umsetzung in den Teams

Retro aller Coaches: Nach der Durchführung der Team-Retrospektiven sollten die Coaches aller Teams zusammenkommen, um die gewonnenen Erkenntnisse zu analysieren, Lösungen zu finden und zu entscheiden, welche Maßnahmen in allen Teams umgesetzt und wie sie kommuniziert werden sollen. Idealerweise nimmt das Führungsteam an dieser Sitzung teil.

Angestrebte Ergebnisse der Retrospektive

Dein Unternehmen sollte durch die Retrospektive in der Lage sein, seinen OKR-Zyklus prozessual kontinuierlich zu verbessern. Dies sollte sich in einer erhöhten Effizienz und Effektivität des gesamten Prozesses niederschlagen. Wenn Retrospektiven gründlich durchgeführt und in die Praxis umgesetzt werden, fördern sie das Lernen und steigern letztendlich die Leistung deines Unternehmens.

Checkliste für die Vorbereitung

• Jeder sollte den OKR-Prozess mit Hilfe der Fragen reflektieren: Was ist gut gelaufen? Was muss verbessert werden? Womit sollten wir beginnen? 
• Mach dir Notizen, um wichtige Punkte für die späteren Diskussionen im Kopf zu behalten.  
• Stelle sicher, dass du einen Moderator ernannt hast, der für die Erstellung der Tagesordnung und die Führung durch die Retro verantwortlich ist. Er kann durch einen OKR-Coach vertreten werden.
• Der Moderator sollte die Retrospektive im Voraus ankündigen, damit alle genügend Zeit zur Vorbereitung haben.

Stelle sicher, dass die Retrospektiven ernst genommen werden. Wenn du sie an einem späten Freitagnachmittag durchführst, bringt das in der Regel keine nützlichen Ergebnisse. Das Gleiche gilt, wenn du den Fokus verlierst und den Workshop zu einer offenen Feedback- oder Planungssitzung werden lässt.

Die Retrospektive - Agenda

Jede Retrospektive sollte eine klare Agenda haben. Bei der Retrospektive solltest du Fakten, Gedanken und Ideen über den Prozess des vorherigen Zyklus sammeln. Sie sollten analysiert werden, damit daraus wertvolle Erkenntnisse für den nächsten Zyklus abgeleitet werden können und der Prozess mit Hilfe dieser Erkenntnisse verbessert werden kann. Du kannst den folgenden "Start-Stop-Continue"-Rahmen für deine Agenda verwenden.

1. Begrüßung und Einstimmung (5 Min.)

Begrüße alle Teilnehmer zum Retrospektive-Meeting und lege die Regeln für das Verhalten fest:

• Nimm eine positive Haltung ein und erzähle alles, was dem Team hilft, sich zu verbessern.
• Mache es nicht persönlich und nimm es nicht persönlich.
• Höre unvoreingenommen zu und denke daran, dass die Erfahrungen aller Beteiligten sinnvoll sind und dem Team helfen können, daraus zu lernen.
• Der Zeitraum, über den wir hier sprechen, ist der letzte Zyklus.
• Im Gegensatz zum Rückblick werden wir nur den Prozess im vorangegangenen Zyklus besprechen; im Rückblick wird es genug Raum geben, um die Ziele selbst zu diskutieren.

2. Continue: Was ist gut gelaufen? (10 min)

Beginne die Sitzung mit einem positiven Gedanken. Jedes Teammitglied kann auf grünen Klebezetteln notieren, was seiner Meinung nach im letzten Zyklus gut gelaufen ist (ein Gedanke pro Klebezettel). Du kannst auch eine Online-Version der Vorlage für die Retrospektive aus diesem Leitfaden verwenden oder teilen.

Fragen:

• Was hat dir gefallen?
• Was lief besonders gut?
• Was würdest du gerne fortsetzen?

Fasse ähnliche oder doppelte Ideen zusammen, während die Teilnehmer ihre Notizen an die Pinnwand schreiben. Diskutiert eure Ideen kurz im Team und stellt sicher, dass sich jeder eingeladen fühlt, etwas beizutragen.

3. Stop: Was muss verbessert werden? (10 - 15 min)

Wie Schritt 2, aber mit rosa oder roten Haftnotizen. Erinnere dein Team daran, dass es hier um Prozessverbesserungen und ein gemeinsames Wachstumsdenken geht - nicht um einzelne Kollegen. 

Fragen: 

• Womit würdest du gerne aufhören? 
• Was sollten wir vermeiden?

4. Start: Womit sollten wir anfangen? (10 - 15 min)

Hat das Team Ideen, was dem Prozess hinzugefügt werden sollte, damit er für euch als Gruppe besser funktioniert? Vielleicht könnt ihr eure Ideen auf Schritt 2 und 3 aufbauen.

Fragen: 

• Habt ihr Ideen, was man in den Prozess einbauen könnte? 
• Was sollten wir bezüglich des Prozesses tun?

5. Nächste Schritte (10 - 15 min)

Schaut euch die Notizen aus den Schritten 2 bis 4 an und entscheidet, welche der Vorschläge ihr als Team (alleine) verbessern könnt und welche ihr innerhalb der Organisation teilen wollt. Bedanke dich bei allen für ihre Beteiligung und ihre Ehrlichkeit. Gehe kurz die Liste der Folgemaßnahmen und Verantwortlichkeiten durch.

Hier kannst du eine Vorlage für eine Retrospektive als PDF herunterladen!