Wie du versteckte Kosten in deinem Logistikunternehmen vermeidest

In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf die entscheidende Rolle von Alignment in großen Logistikunternehmen. Wir analysieren die Folgen von fehlendem Alignment, dessen Vorteile und warum viele dieser Unternehmen Schwierigkeiten haben, Alignment zu erreichen. Schließlich stellen wir Outcome Management als eine mögliche Lösung vor, um eine bessere Ausrichtung zu ermöglichen, die Effizienz zu steigern und den Fortschritt bei der Erreichung der festgelegten Ziele effektiv zu verfolgen.

Wie fehlende Ausrichtung zu höheren Kosten führt

In der aktuellen Wirtschaftslage ist es für Logistikunternehmen noch wichtiger, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Energiepreise, Inflation, Krieg, Unterbrechungen in der Lieferkette - all das hat jetzt den "perfekten Sturm" geschaffen.

Deshalb müssen alle Abteilungen oder Geschäftsbereiche entlang der Lieferkette verstehen, woran die anderen arbeiten und wie sich das auf das gemeinsame, übergeordnete Unternehmensziel auswirkt, die gesamte Lieferkette effizienter zu machen. Leider ist dies vor allem in großen Logistikunternehmen oft nicht der Fall. Dieses Fehlen eines roten Fadens führt zu einer Vielzahl von Problemen auf den verschiedenen Hierarchieebenen

Auf der Führungsebene:

Die größte Herausforderung für das obere Management in der Logistik ist oft die fehlende Abstimmung und die mangelnde Unterstützung durch andere Geschäftsbereiche oder Supportfunktionen. Studien haben ergeben, dass Unternehmen mit einer hohen Ausrichtung 58 Prozent schneller wachsen als Unternehmen mit einer geringen oder ohne Ausrichtung.

Außerdem kann eine nicht abgestimmte Logistikorganisation doppelte Arbeit oder "Zombie"-Projekte verursachen. Wenn deine Abteilungen nicht wissen, woran die anderen arbeiten, kann es passieren, dass sie sich mit demselben Thema beschäftigen und so Kapazitäten verschwenden. Das ist umso wahrscheinlicher, wenn die Zuständigkeiten nicht 100%ig klar sind. Aber auch wenn sie nicht am selben Thema arbeiten, tragen ihre Projekte möglicherweise nicht zu den obersten Prioritäten des Unternehmens bei. In Krisenzeiten, in denen eine starke Fokussierung erforderlich ist, darf das nicht der Fall sein. Das obere Management in der Logistikbranche muss daher der Abstimmung und Zusammenarbeit aller Abteilungen Priorität einräumen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ziele effizient und effektiv erreichen kann.

Auf Ebene der Geschäftseinheiten:

Die Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsbereichen entlang der Lieferkette sind den Verantwortlichen oft nicht klar. Das kann nicht nur zu Kapazitäts- und Prioritätsproblemen führen, sondern auch zu mangelndem Engagement der Beschäftigten. Studien zeigen, dass unengagierte Mitarbeiter/innen einer der größten Kostenfaktoren in großen Unternehmen sind - sie kosten US-Unternehmen bis zu 550 Milliarden Dollar pro Jahr.

In dieser volatilen Branche ist es für Logistikunternehmen unerlässlich, alle Geschäftsbereiche und Hierarchieebenen aufeinander abzustimmen. Eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen ihnen verhindert nicht nur die Verschwendung von Ressourcen, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, schnell und effizient auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren. Daher müssen Führungskräfte in der Logistik einen klaren und präzisen Rahmen für die Verwaltung der Abhängigkeiten zwischen den Teams schaffen, um einen optimalen Logistikbetrieb zu gewährleisten, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern und die Gesamtrentabilität des Unternehmens zu steigern.

Die Vorteile von gutem Alignment

Die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele schärft das Verständnis der Beschäftigten für die Wertschöpfungskette, die ihrer Arbeit zugrunde liegt, und für die Auswirkungen auf andere Bereiche der Lieferkette. Dies führt zu einer höheren Prozesseffizienz, weniger Doppelarbeit und kürzeren Wartezeiten. Außerdem gibt es den Beschäftigten ein Gefühl der Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit und fördert so das Engagement der Mitarbeiter. Vor allem in der Logistikbranche, in der Talentmangel eine der größten Herausforderungen ist, kann dies helfen, die Talente zu halten.

Studien zeigen, dass sich diese Vorteile auch in realen Zahlen widerspiegeln.

Es wurde festgestellt, dass gut ausgerichtete Organisationen:

ihren Umsatz um 58% schneller steigern.

bis zu 72% profitabler sind.

ihre Umsatzziele mit 2,3-facher Wahrscheinlichkeit übertreffen.

agiler sind und 38% eher Verkaufsabschlüsse tätigen.

Die richtige Ausrichtung wirkt sich auf fast alle Bereiche eines Logistikunternehmens positiv aus, von der Führungsebene bis hin zu den Geschäftsbereichsleitern und Teams. Daher spielt die Ausrichtung eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, deine Zahlen zu erreichen, besonders in Zeiten des Abschwungs, denn bei der Ausrichtung geht es darum, die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu vermeiden und mit weniger mehr zu erreichen.

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Warum scheitern so viele Logistikunternehmen beim Alignment?

Unzureichende Planung

Logistikunternehmen planen zwar, aber oft berücksichtigen sie nicht alle relevanten Elemente, was zu einer mangelnden Ausrichtung auf beiden organisatorischen Vektoren führt.

Auf der vertikalen Ebene

Wenn die Ausrichtung nicht im Voraus berücksichtigt wird, kann dies dazu führen, dass ganze Geschäftsbereiche in eine andere Richtung arbeiten als die, die von der Unternehmensstrategie vorgegeben wird. Auf diese Weise werden die Ziele nicht oder nicht rechtzeitig in Ergebnisse umgesetzt. Im derzeitigen volatilen Umfeld des Logistikmarktes kann es zu ernsthaften Problemen führen, wenn Ziele nicht schnell umgesetzt werden.

Auf der horizontalen Ebene

Nachdem die Abteilungen ihre Ziele formuliert haben, gehen sie oft direkt in die Umsetzungsphase über. Das kann zu überraschenden Blockaden führen, weil die Abhängigkeiten von den Zielen anderer Geschäftsbereiche nicht im Voraus festgelegt wurden. Außerdem kommt es oft zu Ressourcenengpässen, weil im Vorfeld nicht klar ist, welche und wie viele Ziele Kapazitäten in den jeweiligen Abteilungen benötigen.

Kein engagierter Stakeholder

Ein Problem, das in Logistikunternehmen immer wieder auftaucht, ist, dass es oft niemanden gibt, der dafür verantwortlich ist, dass alle Abhängigkeiten erkannt und die Kapazitäten entsprechend verwaltet werden.

Aufgrund der Komplexität der vielen Abhängigkeiten entlang der Lieferkette ist es oft sehr zeit- und ressourcenaufwändig, die Ausrichtungsstrukturen zu analysieren. In vielen Fällen verhindert dies eine sorgfältige Durchführung des Prozesses.

Unzureichende Kommunikation während der Umsetzungsphase

In der Logistikbranche ist es unerlässlich, alle Beteiligten vor der Strategieumsetzung gründlich abzustimmen, um eventuelle Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen betrieblichen Komponenten zu erkennen. Wird dies vernachlässigt, kann es zu unvorhergesehenen Herausforderungen wie Blockaden, Ressourcenengpässen oder betrieblichen Veränderungen kommen, die nicht rechtzeitig und effizient kommuniziert werden.

Durch einen proaktiven Ansatz und die frühzeitige Klärung von Abhängigkeiten können die relevanten Interessengruppen direkt einbezogen werden, wenn Probleme oder Herausforderungen auftreten, was eine schnelle Lösung und eine klare Kommunikation aller notwendigen Anpassungen ermöglicht. Dieser Ansatz trägt dazu bei, betriebliche Unterbrechungen zu vermeiden und einen reibungslosen Waren- und Materialfluss in der Lieferkette aufrechtzuerhalten.

Was ist erforderlich, um diese häufigen Abstimmungsprobleme zu vermeiden?

Transparenz

Transparenz über die wichtigsten Prioritäten hilft den Abteilungen, sich zu konzentrieren. Im Idealfall erhält jeder Mitarbeiter einen Überblick über die Abhängigkeiten der Ziele des eigenen Geschäftsbereichs von anderen Zielen und den Einfluss, den seine eigenen Ziele auf übergeordnete Ziele haben. Auf diese Weise können die Mitarbeiter/innen ihre Aufgaben noch effektiver planen, weil sie das gewünschte Ergebnis auf der Organisationsebene kennen. Dies spielt in großen Logistikunternehmen eine besondere Rolle, da dies auch zu mehr Transparenz in der Lieferkette beitragen kann.

Echte Autonomie

In der dynamischen und wettbewerbsintensiven Logistikbranche ist die Schaffung von Autonomie innerhalb eines Unternehmens ein strategisches Gebot, das sowohl die Anpassung als auch die Kosteneinsparungen fördern kann. Durch die Festlegung klarer Zuständigkeiten und gemeinsamer Ziele können alle Abteilungen die wichtigsten Prioritäten des Unternehmens verstehen und wissen, wie sie dazu beitragen können. So können Entscheidungen im Interesse aller getroffen und Projekte ohne strenge Kontrolle von oben geplant werden. Klare Zuständigkeiten helfen den Teamleitern auch, Abhängigkeiten und potenzielle Ressourcenengpässe zu erkennen, so dass die Teams ohne unerwartete Rückschläge auf ihre Ziele hinarbeiten können.

Autonomie erhöht auch die Motivation der Mitarbeiter/innen, was von entscheidender Bedeutung ist, da unengagierte Mitarbeiter/innen zum intensiven Talentwettbewerb in der Logistikbranche beitragen und in großen Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor darstellen können. Indem man den Teams erlaubt, eigene Lösungen zu finden, um zu den Unternehmenszielen beizutragen, und indem man ihnen hilft, das "große Ganze" hinter der Unternehmensstrategie zu verstehen, fühlen sich die Beschäftigten engagierter und motivierter. Dies kann zu einer besseren Koordination, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen führen, was wiederum zu einer motivierteren und effizienteren Belegschaft führt. Für Führungskräfte in der Logistikbranche bietet dieser Ansatz eine einzigartige Möglichkeit, das volle Potenzial ihrer Teams auszuschöpfen und die Abläufe zu optimieren.

Richtige Planung im Voraus

Wenn du im Voraus festlegst, was in einem Quartal erledigt werden muss, und die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter entsprechend planst, können die Abteilungen Prioritäten setzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Dies hilft, zeitliche Unstimmigkeiten zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, die die Effizienz und Produktivität maximiert. Außerdem können sich Teams in großen Logistikunternehmen, die das Gefühl haben, nur von einem Brand zum nächsten zu rennen, endlich auf eine langfristige Strategie konzentrieren.

Ohne angemessene Planung können sich in Logistikunternehmen außerdem leicht Silos bilden, da die Geschäftsbereiche Ziele verfolgen, die nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Das führt dazu, dass sie keinen Beitrag zu den übergeordneten Zielen leisten. Der Abstimmungsprozess hilft dabei, zu klären, welche Abteilungen an welchen Themen arbeiten und wo möglicherweise Unterstützung von anderen Geschäftsbereichen benötigt wird, um die Verschwendung von Zeit oder Budget zu verhindern. Indem Abhängigkeiten und Ressourcen im Voraus koordiniert werden, können Teams unerwartete Blockaden vermeiden und haben Klarheit über ihre tatsächlichen Kapazitäten. So wird sichergestellt, dass relevante Mitwirkende und konkrete Projekte, Initiativen oder Epen bekannt sind und die Umsetzung reibungslos verläuft.

Eigenverantwortung und Unterstützung

Deine Programmverantwortlichen sollten die Ausrichtung der OKRs im gesamten Unternehmen stets im Auge behalten und den Prozess verantworten. Workpath kann ein hilfreiches Tool sein, um sie dabei zu unterstützen.

Mit der Workpath Graph-Funktion können Programmverantwortliche die Verantwortlichkeiten auf einen Blick verfolgen. Mit der Workpath Analytics Suite können sie eingreifen, wenn Herausforderungen auftreten, und die richtigen Personen kontaktieren.

Wenn du OKRs verwendest, sollten dedizierte Coaches dafür sorgen, dass deine Geschäftsbereiche das Potenzial ihrer Abhängigkeiten aufdecken und die Abstimmung mit anderen Coaches koordinieren. Außerdem bereiten sie Abstimmungsrunden vor und führen sie durch, einschließlich der Überprüfung der Qualität und Verknüpfung der OKRs.

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Wie man Best Practices in die Tat umsetzt - mit Outcome Management

Outcome Management unterstützt Logistikunternehmen dabei, ihr Geschäft auf ihre wichtigsten Ziele auszurichten und dabei den Kunden immer in den Mittelpunkt ihrer Bemühungen zu stellen.

Die Ausrichtung des Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil des OutcomeManagements, da es dazu beiträgt, dass alle Teams, Funktionen und Geschäftsbereiche auf die gleichen wichtigsten Ziele hinarbeiten und dass die Ressourcen dafür effektiv eingesetzt werden.

Das OKR Framework

Ein guter Rahmen, um Outcome Management in deinem Unternehmen einzuführen, ist die OKR-Methode (Objectives and Key Results). Das OKR-Framework selbst ist bereits eine Methode, die auf die Ausrichtung ausgerichtet ist. Wenn du klare Ziele und Key Results festlegst und diese regelmäßig überprüfst und anpasst, können sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren und sicherstellen, dass ihre Arbeit mit den Gesamtzielen der Organisation übereinstimmt. Dies kann dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erhöhen und die kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.

Aber ohne interne Abstimmung können selbst die am besten formulierten OKRs scheitern. Deshalb gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten, um die Wertschöpfung des Unternehmens genau abzubilden.

Erfahre mehr über OKRs auf unserer ausführlichen Infoseite!

Unzureichende Planung

Schon bei der Erarbeitung neuer OKRs sollten sich die Geschäftsbereiche oder Abteilungen zunächst die strategischen Prioritäten und Ziele auf Organisationsebene ansehen und die OKRs in ihren Teams entsprechend formulieren (vertikale Ausrichtung).

Die Faustregel lautet hier: Etwa 40 bis 50 Prozent der OKRs des Geschäftsbereichs oder der Abteilung sollten einen direkten Einfluss auf die Unternehmensziele haben. So wird sichergestellt, dass die strategischen Prioritäten des Unternehmens umgesetzt werden und kein Geld für Projekte verschwendet wird, die für den Unternehmenserfolg nicht wichtig sind.

Diese Faustregel sollte jedoch an die Realität und Kultur des Logistikunternehmens angepasst werden.

Im aktuellen Umfeld des Logistikmarktes sind Projekte einzelner Abteilungen vielleicht nicht so wichtig wie die Unterstützung der Unternehmensstrategie. Alle sekundären Projekte, die keinen Mehrwert schaffen, könnten daher möglicherweise gestrichen werden, um Kosten zu sparen.

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Einen Prozess für die Ausrichtung einrichten

Wie so oft ist eine strukturierte Vorbereitung der Schlüssel. Sich in großen Logistikunternehmen auf eine lockere Kommunikation zu verlassen, ist zwecklos, und die Ausrichtung im OKR-Rahmen braucht einen genauen Plan. Neben konkreten Ansätzen wie einem Alignment-Workshop kann die Planung grob in drei Phasen unterteilt werden:

Phase 1 - Identifizierung des Potenzials für die Ausrichtung auf Basis der festgelegten OKRs

Zu Beginn, nachdem alle OKRs der Abteilungs-Teams geschrieben wurden, ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und zu erkennen, wo Ausrichtungspotenzial liegt.

Dabei wird auch darauf geachtet, ob es an bestimmten Stellen Redundanzen gibt, die beseitigt werden können. In dieser ersten Phase achten die Abteilungen idealerweise auch darauf, ob sie Ressourcen für die OKRs anderer Abteilungen zur Verfügung stellen können oder sollten und für welche ihrer eigenen Ziele Unterstützung von anderen Geschäftsbereichen benötigt wird. Außerdem können bereits vorbereitende Fragen und allgemeine Diskussionspunkte notiert werden, um bestmöglich in die zweite Phase überzugehen.

Die OKR-Coaches können hier gute Unterstützung leisten und die Abteilungsleiter/innen coachen sowie das Ausrichtungspotenzial zwischen den einzelnen Teams ausloten.

Phase 2 - Mit den Teams der anderen Abteilungen ins Gespräch kommen, welche Ziele aufeinander abgestimmt sind

Sobald das Potenzial ermittelt wurde und alle Beteiligten einen Überblick darüber gewonnen haben, wo eine Verknüpfung sinnvoll sein könnte und Kapazitäten benötigt werden, besteht der nächste Schritt darin, mit anderen Geschäftsbereichen und Teams zu kommunizieren.

Dabei werden Abhängigkeiten deutlich gemacht, der Ressourceneinsatz und andere Fragen geklärt und auch die Bedingungen für eine reibungslose Zusammenarbeit besprochen. Es geht darum, die jeweiligen Abteilungen und ihre Bedürfnisse kennenzulernen und zu verstehen, wie man gemeinsam an bestimmten Zielen arbeiten kann oder wie ihre Arbeit zu deinen eigenen Zielen beitragen kann. Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten sollten so konkret wie möglich vereinbart werden. Darüber hinaus kann überlegt werden, ob es sinnvoll ist, gemeinsam funktionsübergreifende OKRs zu erstellen.

Phase 3 - Festlegen der Ausrichtungsstruktur

Visuelle Hilfsmittel sind nützlich, um eine aussagekräftige Struktur zu erstellen, die dabei hilft, den Überblick über die vereinbarten Verknüpfungen zu behalten. Das ist wichtig, damit der Überblick gewahrt bleibt und auch im Laufe des OKR-Zyklus überprüft werden kann, wer an welchen Themen arbeitet und wo Abstimmungsbedarf besteht. So können vor allem die Inhaber der übergeordneten OKRs, bei denen die Verantwortlichen nur selten in die konkrete Umsetzung und operative Arbeit eingebunden sind, untersuchen, warum ein bestimmter Beitrag zu mehr Zielfortschritt fehlt

Fazit

Die Ausrichtung ist für Logistikorganisationen entscheidend, um effizient zu arbeiten und unnötige Kosten zu vermeiden. Vor allem in Zeiten der Volatilität, wie dem aktuellen Wirtschaftsabschwung, kann dies überlebenswichtig sein. Auch wenn es anfangs einige Zeit dauern kann, diese Ausrichtungsprozesse zu implementieren, wird sich diese Investition im Laufe der Zeit auszahlen, da die Organisation effizienter und effektiver wird.

Ein nützliches und bewährtes Instrument für die Ausrichtung ist das OKR-basierte OutcomeManagement. Durch die Festlegung klarer Ziele und wichtiger Ergebnisse und die Verfolgung des Fortschritts auf dem Weg dorthin können Logistikunternehmen die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern, die Transparenz und Rechenschaftspflicht erhöhen und kontinuierliche Verbesserungen vorantreiben.

Outcome Management mit Workpath

Workpath ist der führende Anbieter von Outcome Management für große Organisationen und hat sich bei zufriedenen Kunden wie DB Schenker, Metro AG und Bosch bereits mehrfach bewährt.

Durch den Einsatz von Workpath konnten die Kunden die vertikale Ausrichtung um bis zu 35% und die horizontale Ausrichtung um mehr als 150% verbessern. Dadurch verringerte sich das Risiko, die hochgesteckten Ziele nicht zu erreichen, um durchschnittlich 5-8%.

Außerdem sorgt Workpath dafür, dass strategische Risiken und Engpässe dreimal früher erkannt werden können. Dadurch verringerte sich das Risiko, die obersten Ziele nicht zu erreichen, um durchschnittlich 5-10%.

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