OKRs und Kanban erfolgreich kombinieren

Der Ursprung des Zielsetzungs-Framework OKR liegt in der IT-Branche, genauer gesagt bei Intel in den USA. Das Kanban Konzept wurde in der japanischen Automobilindustrie geboren. Beide Methoden liefern eine Antwort auf zwei unterschiedliche Fragen. OKRs sind die Antwort, welches strategische Ziel wir verfolgen und welchen Mehrwert wir für einen Kunden erbringen wollen. Kanban sagt uns, was wir konkret jede Woche tun werden, um dieses Ziel zu erreichen. Sowohl OKRs als auch Kanban werden in der heutigen Zeit jedoch nicht mehr nur von IT-Unternehmen respektive Automobilkonzernen eingesetzt. Mittlerweile haben beide Methoden ihren Platz in sämtlichen Branchen und Unternehmen gefunden. Trotz der unterschiedlichen Herkunft haben beide eine Gemeinsamkeit: Sie sind kombinierbar. Wir sagen dir, wie sich OKRs in Kanban integrieren lassen und welche Vorteile daraus entstehen können.

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Kanban ist eine beliebte Arbeitsmanagement-Methode, die ihre Ursprünge in der Automobilindustrie hat. Der japanische Autohersteller Toyota führte Ende der 1940er-Jahre die Just-in-Time-Production ein, woraus das Toyota Production System entstand. In der heutigen Zeit wird die Kanban Methode nicht mehr nur in der Automobilproduktion verwendet, sondern in vielen weiteren Metiers. Übersetzt heißt Kanban Schild, Tafel oder Karte, was die Funktionsweise von Kanban bereits genau beschreibt. Mithilfe des Kanban Boards werden die einzelnen Arbeitsschritte, Zwischenergebnisse und Endergebnisse visualisiert. Auf diese Weise lässt sich zum einen ein flüssiger Workflow organisieren, zum anderen Engpässe an bestimmten Punkten des Produktionsprozesses identifizieren und somit eine kontinuierliche Prozessoptimierung vornehmen.

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Kanban und Scrum haben viele gemeinsame Prinzipien:

•  Strukturierte Planung in Backlogs.
• Begrenzungen des Work in Progress Limits.
•  Stetige Optimierung der Prozesse und viele mehr.

Jedoch unterschieden sie sich auch in wesentlichen Dingen. Kanban ist die „leichtgewichtige“ agile Umsetzungsmethode von den beiden. Scrum hingegen ist komplexer aufgebaut. Daher wird Kanban auch häufig als Einstieg in die agile Arbeitswelt genutzt, während Scrum vorwiegend von Software-Teams verwendet wird, die innerhalb kürzester Zeit komplexe Probleme lösen müssen, um daraufhin meist im Zwei-Wochen-Rhythmus zum nächsten Problem überzugehen. Diese Form des Arbeitsprozesses macht nicht für jedes Team Sinn. Viele Organisationen und Teams entscheiden sich daher gerne für die Kanban-Methode. Allerdings gibt es Teams, die beide Methoden kombinieren im sogenannten Scrumban, indem ein Kanban Board genutzt wird, um die Arbeit in einem Scrum Zyklus zu tracken.

OKRs, also Objectives und Key Results, sind eine ganzheitliche Management-Methode von Zielen und Leistungen auf jeglichen Ebenen in Unternehmen. Die Objectives stellen dabei ein Wertversprechen dar, während die Key Results messen, ob das Wertversprechen erreicht wurde. Weil OKRs die strategischen Outcomes beschreiben, also den Mehrwert, der für einen internen oder externen Kunden generiert wird, stellen sie eine Brücke dar – von strategischen Artefakten, wie KPIs, und der Umsetzungsebene. Teams, die bereits die Arbeit anhand der Kanban-Methode aus täglichen Prozessen kennen, können von OKRs ihre Arbeit ableiten, die mithilfe des Kanban Boards umgesetzt werden soll. So können sie OKR bezogene Arbeit unkompliziert mithilfe des Kanban Boards visualisieren und die beiden Methoden dahin gehend miteinander kombinieren. Dank der übersichtlichen Darstellung und der fortlaufenden Arbeitsweise von Kanban, sind die jeweiligen Teams in der Lage einfacher an ihren Zielen zu arbeiten, ohne ihren bestehenden Workflow zu behindern.

Eine gute Art nachzuverfolgen, welche Kanban-Items auf OKRs einzahlen und welche anderweitige Arbeit abbilden, empfiehlt es sich, die OKR bezogenen Items entsprechend farblich zu kennzeichnen oder das Kanban Board sogar entsprechend der OKRs zu strukturieren. Teams sollten regelmäßig in OKR Check-ins so auf ihr Kanban Board blicken und feststellen, ob sie A) genug OKR bezogene Arbeit geleistet haben und B) ob sie mit dieser Arbeit einen Effekt auf ihre Metriken in den Key Results hatten – also ob sie messbaren Mehrwert für den Kunden geschaffen haben.

Ein Beispiel für die Praxis: OKR und Kanban-Kombination im Content-Marketing

Wie die Kombination von OKRs und Kanban in der Praxis aussieht, lässt sich leicht demonstrieren. Nehmen wir an, dass für die Marketing-Abteilung das definierte Objective lautet: 

• Unsere Zielgruppe hält die Inhalte unseres Unternehmens für lesenswert und qualitativ erstklassig, sodass sich immer mehr Interessierte unseren Content anschauen. 
  

Die dazugehörigen Key Results könnten dementsprechend lauten: 

• Eine gesteigerte Click-Through-Rate von 2 %pro Woche 
• Eine gesteigerte Downloadrate von 7 %
• Eine Erhöhung der Average Content Ratings um 0,5 Punkte
  

Auf dem Kanban Board würde es wie folgt dargestellt werden.

Ein großer Vorteil der Kombination von OKRs und Kanban liegt in der übersichtlichen und transparenten Darstellung der Objectives und Key Results und der Items auf dem Kanban Board. Des Weiteren fallen keine aufwendigen Überarbeitungsprozesse des bestehenden Workflows an, da die jeweiligen Teams bereits mit der Kanban-Methode arbeiten und die Integration der OKRs nicht weiter ins Gewicht fällt. OKRs beantworten lediglich die Frage, wozu wir überhaupt diese Items abarbeiten. Klar ist auch, dass die Integration den Teams ein klares Feedback gibt, inwiefern die tägliche Arbeit auf die Erreichung der OKRs einzahlen. Sie macht ihren Impact in den Key Results messbar.

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Was ist Kanban?

Kanban ist eine beliebte Arbeitsschrittmethode. Mithilfe eines Kanban Boards werden die einzelnen Arbeitsschritte, Zwischenergebnisse und Endergebnisse visualisiert. Auf diese Weise lässt sich zum einen ein flüssiger Workflow organisieren und zum anderen Engpässe an bestimmten Punkten des Produktionsprozesses identifizieren und somit eine kontinuierliche Prozessoptimierung vornehmen. 

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum?

‍Kanban ist die „leichtgewichtige“ agile Umsetzungsmethode. Scrum hingegen ist komplexer aufgebaut. Kanban häufig als Einstieg in die agile Arbeitswelt genutzt, während Scrum vorwiegend von Software-Teams verwendet wird, die innerhalb kürzester Zeit komplexe Probleme lösen müssen. 

Wie lassen sich OKRs und Kanban kombinieren?

Da OKRs den Mehrwert, der für einen internen oder externen Kunden generiert wird, beschreiben, stellen sie eine Brücke zwischen strategischen Artefakten, wie KPIs, und der Umsetzungsebene dar. Teams, die bereits täglich mit der Kanban-Methode arbeiten, können von OKRs ihre Arbeit ableiten, die mithilfe des Kanban Boards umgesetzt werden soll. So können sie OKR bezogene Arbeit unkompliziert mithilfe des Boards visualisieren und die beiden Methoden dahin gehend miteinander kombinieren.

Was sind die Vor- und Nachteile von der Integration von OKRs und Kanban?

Die Vorteile in der Kombination von OKRs und Kanban sind zum einen die übersichtliche und transparente Darstellung der OKRs und zum anderen der geringe Aufwand der Integration von OKRs in das Kanban Board. Ein Nachteil ist, dass die Kombination von OKRs und Kanban eher für kleinere Organisationen geeignet ist, da mit steigender Anzahl von Mitarbeitenden die Übersicht im Kanban Board verloren geht. Für große Organisationen raten wir die Nutzung von dedizierten Software-Lösungen, wie Workpath.

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